Tecnologia diz quanto dinheiro a empresa tem, ajuda a cortar 20% dos gastos e sobe produtividade em até 70%

 

Publicado por Claudia Varella para o UOL

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Quanto dinheiro sua empresa tem em caixa hoje? Quanto você vendeu e quanto gastou? Conhecer o fluxo de caixa é imprescindível para que seu negócio se sustente e não sucumba com as crises.

 

Mesmo pequenas empresas têm acesso a softwares de controle financeiro em tempo real, o que reduz gastos e aumenta a produtividade. Segundo especialistas, as pequenas e médias empresas (PMEs) podem reduzir até 20% dos gastos e ter um ganho de produtividade de 30% a 70%.

 

O fluxo de caixa faz parte de um processo geral maior, que é o planejamento e controle financeiro do negócio. "É este processo completo que age como um 'waze' indicando caminhos para levar a sua empresa aos seus objetivos", diz Dariane Fraga, professora de planejamento e controle financeiro, do Programa de Capacitação de Empresa em Desenvolvimento (Proced) da FIA (Fundação Instituto de Administração).

 

Veja a seguir dicas de especialistas para evitar erros e fazer um bom planejamento em uma empresa de qualquer tamanho.

 

 

Mas o que é o fluxo de caixa?

 

É um controle gerencial para acompanhar o quanto sua empresa tem de dinheiro no caixa. Pode ser feito todo dia, por semana ou por mês, mas especialistas recomendam que esse controle seja diário. Nele são preenchidas todas as entradas (recebimentos) e saídas (pagamentos) de recursos da empresa. Ou seja, ele aponta se está faltando ou sobrando dinheiro em caixa.

 

Confira o que são entradas e saídas de dinheiro:

 

- Entrada: vendas à vista, recebimento de vendas a prazo, cartões de crédito e débito.

 

- Saídas: despesas fixas ou variáveis (como aluguel, contas de consumo, pró labore, salários e benefícios), custos (como compras de matéria-prima, manutenção de equipamentos e gastos com propaganda) e tributos (impostos, taxas e contribuições).

 

Se há o controle desse fluxo de entradas e saídas, a empresa consegue detectar com antecedência os períodos em que o caixa ficará descoberto (negativo).

 

A partir disso, toma decisões para solucionar este problema, como renegociar prazos de pagamentos, buscar recursos, fazer promoções etc.

 

Também é possível detectar folgas futuras no caixa e aproveitar para fazer aplicações e compras para a empresa, segundo Patricia Viana, consultora financeira do Sebrae-SP.

 

“Uma má gestão do fluxo de caixa pode efetivamente 'matar' uma empresa.” - Luciana Ikedo, assessora de investimentos e sócia do escritório Ikedo Investimentos.

 

 

Quais os benefícios do controle financeiro em tempo real?

 

A tecnologia digital disponibiliza informação em tempo real sobre as movimentações financeiras da empresa, e isto eleva a previsibilidade de planejamento do caixa, segundo Carlos Castro.

 

Com planejamento, as empresas podem fazer investimentos como compra de máquinas, treinamento dos funcionários ou mesmo distribuição de lucros.

 

Confira os principais benefícios:

 

- Reduzir gastos desnecessários.

 

- Cumprir pagamentos e obrigações.

 

- Antecipar situações e problemas para a tomada de decisões mais acertadas.

 

- Gerar informações para comparar períodos (evolução de vendas).

 

- Auxiliar para estabelecer metas de aumento de vendas ou redução de despesas.

 

- Evitar que a empresa tenha que buscar recursos de forma desesperada no mercado, a juros altos.

 

“No entanto, risco não se planeja, se mitiga. A tecnologia não mitiga riscos, mas entrega informações que ajudam a empresa a projetar reserva de caixa para enfrentar crises de mercado.” Carlos Castro, planejador financeiro CFP pela Planejar.

 

 

Livro-caixa é coisa do passado; planilha também

 

Antes, o controle do fluxo de entradas e saídas era feito por meio do livro-caixa.

 

"Literalmente, eram anotadas todas as entradas e saídas, informações necessárias para se fazer a escrituração contábil. O processo foi evoluindo para planilhas, e hoje há ferramentas integradas que disponibilizam a informação em tempo real", disse Carlos Castro.

 

“Com a digitalização, a quantidade de dados foi ampliada e passou a ser processada em bancos de dados em questões de segundos” - Carlos Castro, planejador financeiro CFP pela Planejar.

 

Renato Claro, especialista em economia de empresas, diz que há ainda grande número de PMEs que controlam suas entradas e saídas por meio de planilhas eletrônicas.

 

"Isso é bastante temerário. Primeiro, porque é um controle muito pessoal. Normalmente só quem criou a planilha sabe utilizá-la. Há riscos de segurança da informação, ou seja, se eu cometer um erro e apagar alguma informação importante, dificilmente consigo recuperá-la. O controle via planilhas dificulta também a leitura de informações relevantes. É mais difícil extrair este tipo de informação para o gerenciamento do negócio", afirmou Claro.

 

Patrícia Viana diz que, no controle de caixa tradicional ou livro-caixa, as empresas fazem o controle de caixa, mas sem classificar esses ganhos e gastos no plano de contas (denominações que a empresa dá para todas as suas entradas e saídas).

 

 

Softwares de controle financeiro ajudam a cuidar de tudo

 

As ferramentas mais utilizadas para controle e gerenciamento de caixa são planilhas personalizadas em Excel e softwares de controles financeiros, que também integram outros tipos de controle em um sistema de gestão.

 

As ferramentas digitais dependem do porte da empresa. As mais desenvolvidas têm sistemas de ERP ("Enterprise Resource Planning"), que controlam desde a compra, entrada da mercadoria e despesas até venda de produtos e serviços e recebimentos.

 

Segundo Renato Claro, empresas de menor porte normalmente contam com sistemas de ERP de controles de estoques e vendas.

 

Estes sistemas mais sofisticados conseguem informar que uma venda feita em xis vezes representa uma previsão de entrada de caixa nas datas contratadas com a empresa de meios de pagamentos. Os sistemas menos sofisticados não têm esta funcionalidade, o que dificulta o controle.

Renato Claro, especialista em economia de empresas

 

Segundo Claro, as PMEs ainda têm dificuldade em informar ao sistema de gestão as despesas não relacionadas ao fluxo comercial (compra e venda de produtos e serviços). "Despesas como aluguel, telefone, água, energia etc. acabam ficando fora do sistema, o que inviabiliza chegar ao fluxo de caixa. No máximo se controla o fluxo de recebimentos", disse.

 

"Numa empresa pequena, até mesmo o Excel pode ser utilizado para gerar esse relatório. Porém, sistemas informatizados são mais ágeis, possuem todas as dimensões de registro mais estruturadas", disse a professora Dariane Fraga.

 

Outra ferramenta para automação do fluxo de caixa é a de gestão de funil de vendas CRM ("Customer Relationship Management").

 

Carlos Castro diz que, com a mudança de compra de licença de software para modelo de assinatura, estas ferramentas estão disponíveis com elasticidade de preços, o que permite que todas os portes de empresas possam automatizar seus processos financeiros. Este é um modelo em nuvem.

 

"Os modelos em nuvem estimularam o desenvolvimento de um ecossistema em torno das ferramentas de gestão de fluxo de caixa de maneira que prestadores de serviços de contabilidade, por exemplo, possam ter seus escritórios integrados ao ERP das empresas, gerando as obrigações de pagamentos de impostos também em tempo real. Da mesma forma este ecossistema foi se ampliando para integrar empresas de meios de pagamentos, prefeitura e bancos", afirmou Castro.

 

Para Castro, esta integração em tempo real facilita a conciliação financeira de todas as informações contábeis com o saldo no banco.